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广告公司员工手册


广告公司员工手册

广告公司通常分为创意部(Creative)、客户服务部(Account Servicing)和媒介部(Media)。
创意部负责构思及执行广告创意。重点人物是执行创意总监(ECD),其下会视乎人手而分为若干组,每组由一至两位创意总监(CD)或副创意总监(ACD)带领,其中一位是文案出身,另一位是美术出身,但也有不少人身兼两职。其工作除构思广告外,也负责指导及培训下属。
创意总监下会有不同的小组,每小组由一位文案(CW)及一位美术指导(AD)组成。基本上两人会共同构思广告。由于美术指导的执行工作一般都较繁复,所以大都有一位助理美术指导(AAD)协助。有经验的文案及美术指导将会晋升为高级文案(SCW)及高级美术指导(SAD),但工作与以前大同小异。
创意部还包括电视制作(TV Production)、平面制作(Print Production)、画房(Studio)及平面统筹(Traffic)4个小部门。电视制作部设有监制(Producer),负责电视广告的统筹,但实际上广告拍摄由广告制作公司负责。平面制作部设有平面制作经理(Print Production Manager),主要负责跟进平面广告的印制工作。画房设有绘图员(Visualizer)、计算机绘图员(Computer Visualizer)、正稿员(Artist)等职位。平面制作统筹(Traffic Coordinator)则负责统筹平面制作事宜。
客户服务部主要工作是与客户联络及制定创意指导。重点人物是客户主管(DCS),其下按不同客户划分为不同的客户总监(AD)、副客户总监(AAD)、客户经理(AM)及客户主任(AE)。
媒介部主要为客户建议合适的广告媒体(如电视、报章、杂志、海报、直销等),并为客户与媒体争取最合理的收费。重点人物是媒介主管(Media Director),下设媒介主任(Media Supervisor)及媒介策划(Media Planner)等。
 

广告公司员工手册
目 录

(一) 公司组织与职能
(二) 作 业 流 程
(三) 部 门 职 责
(四) 公 司 守 则
(五) 劳 动 条 例
1、 用工原则
2、 考勤制度
3、 工资制度
4、 福利待遇
5、 调职晋升
6、 合约解除
7、 奖 励
8、 处 罚
(六) 管 理 制 度
1、 财务制度
2、 合同管理制度
3、 出差制度
4、 会议制度
5、 保密制度
6、 公司财产管理制度
(七) 其 它

 

作 业 流 程
一、 客户说明会
与客户沟通产品特性、通路状况、市场状况、营销目的等
二、 提案会议
业务、市调、创意人员讨论相关资料,工作进度
三、 广告策略形成及审核
制定目标对象,创意策略、媒体策略并审核
四、 策略提案及决定
必须由客户与公司共同认定
五、 创意发展
针对策略发展广告创意
六、 正式提案
分为年度计划或单一活动
七、 调查与修正
包括概念、效果测试等
八、 执行制作
平面作品由相关人员制作,电视广告由制片人监督完成交片
九、 媒体购买
确认刊登或播出日期、时段等
十、 监控
对广告在媒体的刊出或播出监测检讨
部 门 职 责
一、 客户部
1、接单:提交客户联络报告,安排前期接触,签约与客户沟通、交流、传达客户的要求;
2、跟单:汇报客户指令,制定工作进程表。严格按客户要求签发工作单并向媒介部定单;
3、代表公司向客户推销创意,提出建议;
4、关注市场动态,关注广告公司网站,竞争对手情况和行业情况,为公司经营发展提出建议;
5、提交稿件,并跟进改稿、定稿工作,负责客户的确认,代表客户执行对广告个案监督;
6、后期服务,收款;
7、总结客户反馈意见,跟进客户第二期工作;
8、寻找新客户,接洽准客户,深入老客户的工作。
二、 创作部
(一)设计
1、独立完成项目的创意与电脑部共同制作定稿;
2、与文案良好沟通,保障创意执行;
3、保证同一项目各媒体表现的统一性、连续性;
4、准确把握客户的意图;
5、按时、按质完成项目。
(二)文案
1、对业务项目深入了解进行整体策划,形成策划方案;
2、完成具体业务项目的方案写作任务;
3、与设计沟通,保障策略与创意的顺利执行;
4、了解客户意图,对稿件进行调整和修改,满足客户要求;
5、经客户签字确认的稿件,进行校对、检查、确保无误。
(三)电脑制作
1、日常电脑软硬件的维护与突发问题的解决处理;
2、协助设计人员制作稿件,完善表现设计人员创意;
3、创作平面图;
4、检查输出胶片确保无误;
5、按时、按质完成各项稿件;
6、电脑室工作秩序,上机人员作业习惯等培训与日常管理。
三、 媒介部
1、对各媒体有充分了解调研,与策划部一同制定媒介策划;
2、与各媒体(www.sanyuan163.com)保持良好关系,了解熟悉各媒体价格动态;
3、媒介购买,订好版位、时段;
4、媒介调查,关注媒介特点,同类产品媒介策略,调整客户广告策略或预算;
5、媒介发布监控,防止偷漏播;
6、接受客户指令下单,确保无误;
7、对媒介效果进行评估;
8、媒介管理合同档案。


公 司 守 则
一、员工职责
1、遵守国家政策法令,热爱广告事业,热爱公司,树立良好的敬业精神;
2、热爱本职工作,讲究职业道德,忠心为客户服务,自觉维护公司声誉;
3、努力学习专业技术知识,不断提高工作能力;
4、遵守公司规章制度,自觉服从公司管理;
5、勇于对公司管理中存在的问题提出批评意见和合理的建议;
6、发扬团队精神,精诚合作,创造良好的人际关系;
7、保守公司秘密,做好安全工作。
二、工作守则
1、 按时上、下班,坚守岗位,不擅离职守;
2、 因故不能上班,应事先请假;如有临时情况,应设法于当日通知部门经理;公务外出应得部门经理批准,否则均视为旷工;
3、 工作时间不准会见与公司业务无关的客人,及带他们进入工作室,不准陪亲友在公司内吃住;
4、 文明礼貌,真诚待客,不准讥讽嘲笑客户或对客户不尊重,不得在客户面前与同事争论;工作时间不能看与业务无关的书籍;
5、 注意仪表,员工上班和待客时衣着仪表大方,美观舒适,每位员工接电话时必须先报以“您好”,态度要耐心、热情、友好;
6、 讲究时效,严格遵守时间,注重效率,急客户所急,帮客户所需,以最短时间满足客户需求;
7、 密切协作,从维护公司整体利益出发,员工之间应相互配合,真诚协作;
8、 忠诚老实,有事必报,有错必改,不提供假情况,不文过饰非,阴奉阳违,诬陷他人;
9、 服从管理,尊重领导,按时完成任务,不准无故拖延拒绝或终止工作,有不同意见应先执行,尔后向上级反映或投诉,请示问题应逐级请示,遇特殊情况方可越级请示;
10、爱护公物
⑴对个人所负责保管的设备、物资应定期保养、维修,并注意节约水电;
⑵不得私自挪用公物,不得损坏公物,发现有以上行为的员工有责任向公司反应;
⑶员工不准私自携带任何公司物品离开公司,如有特殊需要,须经主管同意,并经行政部门办理手续;
⑷公司发放的工作证、员工手册、工具、文具等物品,离职时必须交回,未能交回按规定赔偿。
11、自觉维护公司环境卫生,保持公司清洁;
12、员工投诉
⑴员工有投诉的权利;
⑵对工作有意见,应直接向直属主管投诉,认为解决不力,可向上一级投诉;
⑶对管理者有意见,可直接投诉,也可向上一级投诉;
⑷以书面形式投诉,均需在5天以内予以答复,否则视为失职。
13、保守秘密,未经公司同意,员工不得以任何方式泄露有关公司文件、书籍、方案、设计稿、照片、报告等;也不得接受采访、发表与公司事务相关的言论。员工应对公司的计划、管理程序及业务保密,公司对员工的薪酬、奖金实行保密制度;
14、员工不得利用公司资源进行私人业务,私人电话时间控制在5分钟以内;私人长途、信息台费用按电话单自己支付。


劳 动 条 例
一、用工原则
1、 新员工入职前由双方议定工作岗位及薪金,新入职员工试用期1-3个月;
2、 公司根据员工试用期的表现情况,延长或缩短试用期,经试用期发现不称职,予以辞退,给予累计实际工作日的试用期工资,新员工试用期不满10天提出辞职,将不给予任何薪金;
3、 试用期满后,凡符合公司录用条件者,由主管部门经理以书面报告递交总经理签审后,与公司行政部签订劳动合同。
二、考勤制度
1、作息时间:周一至周五上午8:30-12:00、下午2:00-6:00;
2、每天上班按规定签到,中途外出须由部门经理审批;
3、因公务原因未能及时签到,回公司后由行政部主管在当日签到位置签名;
4、严禁替代签到,如有发现,扣罚两者当日工资;
5、迟到/早退
迟到、早退10分钟以上扣10元,半小时以上扣当日工资50%;1小时以上扣当日工资,月累计达2小时,按旷工一天处理;
6、病假
病假应提前一天办理请假手续(急病除外),并提供医生证明的休假单,病假一天以上(不含一天),扣发当日工资的30%;
7、事假
⑴事假应至少提前一天提出申请,填写《休假申请表》,经批准后才可休假;
⑵事假一天由主管批准,两天以上由总监或总经理批准;
⑶事假按日扣减基本工资。
8、旷工
无故不上班,又不请假作旷工处理,每旷工一天扣发两倍当日工资,连续两天或一月以内累积三天作自动辞职。
9、加班
⑴员工应服从公司安排加班;
⑵加班后第二天按实际加班时间填写加班条,由部门经理签字认可,交行政部存档;
⑶加班超过22:00可报销当晚出租车费;
⑷加班报酬纳入奖金发放。
10、病、事假
必须在当日9:30以前向行政部申请说明,并将案头工作交接清楚后,依规定填写《休假申请表》,否则以旷工处理。
三、工资制度
1、每月20日为工资发放日;
2、奖金:加班奖金、工作表现奖金、效益奖金。
四、福利待遇(待定)
五、调职与晋升
1、公司保证每一位员工有均等的调职机会;
2、根据工作需要,员工均有可能被调任或提升到其他职位或部门工作;
3、员工升职主要根据该员工的工作表现、业务水平、道德修养及公司职位空缺而定。晋升后第一月为试用期,试用期满后,公司将根据其工作表现和胜任情况,正式确定是否予以委任;
4、 调职晋升由部门经理向总经理报告,总经理批准后交行政部备案,实施执行。
六、合同解除
1、正常离职
员工正常离职,需提前十五天提出书面申请,经公司批准后方可离职,不经批准擅自离开公司或移交工作中存在原则性问题的,扣发当月工资;
2、合同期内辞退员工
由于员工不能胜任本职工作,或因为违反公司规定,工作失职造成公司经济损失或其它危害公司利益等原因被公司辞退,由行政部提前三天通知,在员工办理完毕交接手续后,公司当月按乙方实际工作天数发放薪酬;
3、裁员
由于公司效益或其它原因裁员,如被裁员公司额外补发一个月工资作为补偿;
4、开除
由于员工违纪行为对公司造成严重影响,公司有权开除肇事者,并不给予任何补偿,造成公司经济损失2000元以上或名誉损失的,公司保有索赔权,并追究责任;
5、离职手续
⑴离职人员按规定填写《员工离职手续表》;
⑵完成工作交接;
⑶归还公司所属物品(损失者按价赔偿);
⑷持表办理财务手续。
七、奖励条例
(一)奖励条件
1、技术、业务考核特别优先者;
2、发现事故隐患及时采取措施防止重大事故发生者;
3、提出合理化建议,并经实施成绩显著者;
4、严格控制开支,节约费用成绩显著者;
5、 全年出满勤者;
6、 作品得奖,为公司赢得荣誉者。
(二)奖励办法
1、颁发奖金或奖品;
2、奖励带薪假期;
3、奖励分别采取由总经理在员工大会公布,员工授奖等形式实施。
八、处罚条例
(一)犯规
有下列行为者,第一次予以警告视情节罚款,第二次严重警告并视情节罚款,第三次做辞退处理。
⑴行贿受贿;
⑵泄露公司秘密;
⑶玩忽职守或不按操作规程操作,给公司造成2000—3000元损失的;
⑷语言粗俗,恶语伤人,制造流言蛮语;
⑸对可能发生事故隐患知情不报;
⑹在工作岗位睡觉,玩游戏;
⑺违反公司规章制度,情节较轻。
(二)严重犯规
有以下行为者,立即辞退或开除
⑴利用公司场地、资料、设备在工作时间进行私人业务;
⑵员工有犯罪行为或被判刑;
⑶利用任何方式破坏公司财产,危害公司及员工安全;
⑷对公司内的犯罪行为进行包庇,隐患或视而不见;
⑸擅自涂改公司公文记录,以达到个人目的;
⑹在公司有不道德行为;
⑺私占公司财产;
⑻无故连续旷工二天或累计三天;
⑼玩忽职守造成最有名的广告公司经济损失价值5000元以上。
(三)处罚权限
警告、严重警告、辞退或开除均由本部门经理做出,经总经理批准执行,由行政部备案。


管 理 制 度
一、财务制度
1、报销手续
①、报销人员每张发票背面需写明项目、经手人、车票背面写明起止地点;
②、报销人员填写支付证明单,粘贴好,由主管负责人签名审批,方可交给财务部;
③、报销时间每周五,其他时间除较急情况外,不得报销;
④、差旅费必须在出差回来后二天内报销;
⑤、财务部人员有权对报销人员的发票及有关事项进行查询,报销人员不得拒答;
⑥、报销单据要有财务部会计、出纳两个合审核准,才可支付;
2、借款手续
借款人员填好借款单,写明借款金额、项目、用途、支付方式、支付时间限制,主管负责人审批签名,审批金额权限按规定办理,当审批人与借款人是同一人时,须加找同级别的人或上一级证明;
3、借支手续
填写借支单,写明借支人、部门、项目、用途、金额、主管负责人审批签名,审批权限按规定办理,当审批人与借支人是同一人时须找同一级别的人或上一级证明。
4、审批手续
①、所有对外付款经部门主管审批后交总经理审批;
②、所有报销费用经部门主管审批后交总经理审批。
5、关于出租车费报销的条件
①、加班22:00以后可报销;
②、非工作时间,因业务需要有紧急事项要达到某地时;
③、陪客户用车时;
④、公司经理批准时。
二、合同管理制度
1、设计、制作合同(含收款合同和付款合同)必须根据公司情况,与总经理、各部门主管商定完成后方可签定;
2、在总经理授权下,各部门主管级以上人员可代表公司签署合同,(含收款合同和付款合同);
3、所有签定的合同(含收款合同和付款合同)原件必须交总经理室存档,另交复印件给财务部及有关部门;
4、如各部门在签合同时遇技术难点,必须与有关主管商量解决后才可签定;
5、本公司合同属公司机密文件,不得外泄,如有违者,将承担由此而造成的经济损失及法律责任。


三、出 差 制 度
因业务需要离开本市一天以上视为出差。工作人员出差须经部门主管批准,部门主管出差须经总经理批准,差旅费制度如下:
1、餐费
因业务需要请客户的餐费,实报实销,以得体节约为原则,出差期间公司可补贴误餐费,每人每餐标准15元,(请客户或被客户招待当餐没有误餐补贴)。
2、交通费
①、出差路费实报实销,省内、市内尽量使用公司车辆,因特殊原因需要乘搭其它车辆前往,则省内以中巴为主,市内以公共汽车为主,若确因时间问题及交通不便需要乘搭出租车前往,事前须征得部门主管同意,否则事后不予报销;
②、总监级以上因公出差外省可视路程远近或紧急程度乘坐飞机;
③、出差须住宿的,总监以上标准为200元/日,经理主管150元/日。


四、会 议 制 度
1、例会
①、各部门每周一次工作会议,自定时间;
②、根据工作需要,由行政部召集各部门负责人碰头例会,沟通公司管理、人事、物资、资金等问题,由总经理主持;
③、每季度1-2次全体员工大会,由行政部主持召集。
2、临时会议
①、因工作需要召开会议需有明确议题,所有接到会议通知的人,均须明确能否参加,不能参加要向召集人说明原因,经同意方可免会。
②、参加会议人员必须准时出会,召集人做好出勤记录,凡缺席、迟到、早退须经召集人同意,否则按事假处理。


五、保 密 制 度
1、每位员工均应妥善保管好公司的各种资料,下班离开时,注意保存好文件资料,锁好抽屉及文件柜;
2、文件的分发要严格,按级别分发,明确各级职员拥有情报和资料的限制范围,原则上不要超出自己的职权范围;
3、定期清理各类文件,客户委托的项目完成后,所有有关的信函、文案、设计稿、媒介计划、报告等,如须保存留底的应整理归档,不须保存的各类零散重复文件及资料要尽早销毁;
4、所有项目的文件副本,有各部门分类保管并由专人负责;
5、关于复印、印刷、打字等有关规定:
凡是复印资料、书籍一律要凭经理批条由行政部专人核实复印数量;
6、未经公司同意不得引用公司数据、资料等做个人用途或公布;
7、公司内所有职员不得向其他人透露本人工资情况;
8、凡违反以上条例职员,公司视违例情况轻重分别给予批评、警告、罚款、记过赔偿损失等处理,对违例严重者,如将公司的机密资料有意泄露,盗用公司的机密资料作为已有及出售公司机密资料等,造成公司重大损失,公司有权开除并追究其法律责任。


六、公司财产管理制度
1、所有固定资产行政部统一登记备案,再交部门负责使用,并办理领出手续。
2、各部门使用的设备、电器指定专人负责保养维修。
3、借用其它部门设备使用,需由各部门经理同意,并办理借用手续。
4、员工每人配置的办公用品由个人保管,如没有合理原因损坏或遗失,应自负责任
5、公司书籍、资料、音像制品如需借用,办理借用手续,如损坏遗失,照价赔偿。

 

其 它
一、本广告公司员工手册适用广告公司所有职能部门。
二、公司部门编制,各部门人员的职权划分隶属关系,员工的聘用待遇、福利、奖罚、升迁等事项,除特别规定外,均依本手册。
三、公司行为准则:专业、敬业、严谨、团结、友爱、高度责任心。
四、公司宗旨:客户第一、信誉第一。
五、公司口号:
六、本广告公司员工手册解释权归公司董事会。
 


作者:株洲广告 @ 株洲广告公司  修订1.3  2017-08-10
http://www.sanyuan163.com/guandianjijin/zhuzhouView/2011/02/19/952.html
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